Việc xử lý dữ liệu trùng lặp không chỉ giúp bảng tính của bạn trở nên gọn gàng, dễ nhìn hơn mà còn tiết kiệm dung lượng lưu trữ, nâng cao tính chuyên nghiệp trong công việc. Hãy cùng Tin Game 365 khám phá ngay 5 cách lọc trùng dữ liệu trong Google Sheet “thần thánh” nhé!
I. Lợi ích “không phải dạng vừa” của việc lọc dữ liệu trùng lặp
Lọc trùng dữ liệu là thao tác loại bỏ những ký tự giống hệt nhau trong bảng dữ liệu, giúp bạn:
- Tiết kiệm bộ nhớ: Loại bỏ dữ liệu thừa, giải phóng dung lượng lưu trữ quý giá.
- Tiết kiệm thời gian: Dễ dàng xem xét, phê duyệt bảng dữ liệu một cách nhanh chóng.
- Nâng cao hiệu suất: Tăng tốc độ xử lý dữ liệu, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
- Tránh sai sót: Giảm thiểu rủi ro nhập liệu sai do nhầm lẫn giữa các dữ liệu giống nhau.
II. 5 cách lọc trùng trong Google Sheets “dễ như ăn kẹo”
1. Highlight dữ liệu trùng nhau – Nhanh chóng và trực quan
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần kiểm tra > Chọn “Định dạng” > Chọn “Định dạng theo điều kiện”.
Bước 2: Trong bảng “Quy tắc định dạng theo điều kiện” > Chọn vùng áp dụng > Trong mục “Quy tắc định dạng” chọn “Công thức tùy chỉnh là” > Nhập công thức =Countif(A:A;A1)>1 > Lựa chọn kiểu định dạng (ví dụ: tô màu vàng cho ô chứa dữ liệu trùng) > Chọn “Đã xong”.
r12
Lưu ý:
- Thay dấu “;” thành dấu “,” nếu công thức không hoạt động trên máy tính của bạn.
- Thay chữ “A” thành chữ cái của cột bạn muốn định dạng.
Bước 3: Kết quả là những ô chứa dữ liệu trùng lặp sẽ được highlight theo định dạng bạn đã chọn.
2. Lọc ra dữ liệu trùng hoặc không trùng – “Biến hóa” dữ liệu theo ý muốn
Bước 1: Chọn ô kế bên dữ liệu muốn kiểm tra > Nhập công thức =countif(A:A;A1)=1.
Bước 2: Nhấn Enter và kéo công thức xuống hết cột. Kết quả trả về là TRUE cho dữ liệu không trùng và FALSE cho dữ liệu trùng.
Cách lọc ra dữ liệu trùng hoặc không trùng
Bước 3: Để lọc dữ liệu theo giá trị TRUE hoặc FALSE, bạn có thể sử dụng tính năng “Bộ lọc” của Google Sheets.
3. Hàm UNIQUE – “Phù phép” loại bỏ dữ liệu trùng lặp
Bước 1: Chọn một ô bất kỳ trong bảng dữ liệu > Nhập hàm =Unique(A2:B8), trong đó A2:B8 là vùng dữ liệu bạn muốn lọc.
Bước 2: Nhấn Enter để hiển thị kết quả là danh sách dữ liệu duy nhất, không trùng lặp.
Lưu ý:
- Bạn có thể sao chép và dán danh sách này vào bảng dữ liệu khác.
- Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + V để dán giá trị, tránh trường hợp công thức bị sao chép.
4. Loại bỏ dữ liệu xuất hiện từ lần thứ 2 – Giữ lại “bản gốc”
Bước 1: Trong bảng dữ liệu, nhập công thức =IF(COUNTIF($A$2:A2;A2)=1;A2;"Kết quả trùng") vào ô kế bên dữ liệu muốn lọc.
Bước 2: Nhấn Enter và kéo công thức xuống hết cột.
Bước 3: Sử dụng tính năng “Bộ lọc” để lọc ra những ô có giá trị là “Kết quả trùng”.
5. “Siêu tiện ích” Remove Duplicates – Lọc trùng “siêu tốc”
Bước 1: Cài đặt tiện ích “Remove Duplicates” của tác giả EXPAND9 từ cửa hàng tiện ích bổ sung của Google Sheets.
Bước 2: Chọn “Tiện ích bổ sung” > “Remove Duplicates” > “Start”.
Bước 3: Chọn cột chứa dữ liệu muốn lọc > Chọn “Save”.
Bước 4: Chọn “Highlight” để đánh dấu dữ liệu trùng hoặc “Delete” để xóa dữ liệu trùng.
Lời kết
Trên đây là 5 cách lọc dữ liệu trùng lặp trong Google Sheets cực kỳ đơn giản và hiệu quả. Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn những kiến thức bổ ích, giúp bạn xử lý dữ liệu một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
Hãy ghé thăm Tin Game 365 thường xuyên để cập nhật thêm nhiều thủ thuật văn phòng hữu ích khác nhé!
