Bạn có bao giờ gặp phải tình huống bảng tính Excel bỗng dưng xuất hiện vô số khoảng trắng “vô thưởng vô phạt”, gây khó khăn cho việc tính toán và xử lý dữ liệu? Khoảng trắng thừa thãi trong Excel có thể phát sinh do nhiều nguyên nhân như:
- Lỡ tay “Gõ Enter” nhiều lần: Ai trong chúng ta cũng từng ít nhất một lần “vô tình” nhấn phím cách quá nhiều lần khi nhập liệu, phải không nào?
- “Copy – Paste” từ nguồn không tương thích: Việc sao chép dữ liệu từ các nguồn khác nhau, đặc biệt là từ các trang web, có thể kéo theo những khoảng trắng “không mời mà đến”.
- Sự “xung đột” giữa các phiên bản Excel: Mỗi phiên bản Excel có thể có những định dạng khác nhau, và điều này đôi khi dẫn đến việc xuất hiện khoảng trắng khi chuyển đổi giữa các phiên bản.
Vậy làm sao để “tiêu diệt” những khoảng trắng “cứng đầu” này một cách nhanh chóng và hiệu quả? Hãy cùng Tin Game 365 khám phá 4 cách xóa khoảng trắng trong Excel “thần thánh” dưới đây!
1. Hàm TRIM: “Khắc tinh” của mọi khoảng trắng
Ưu điểm: Loại bỏ chính xác mọi khoảng trắng, thao tác đơn giản, dễ dàng áp dụng cho cả những người mới làm quen với Excel.
Nhược điểm: Nếu dữ liệu của bạn “khổng lồ” thì việc nhập hàm cho từng cột có thể mất khá nhiều thời gian. Bên cạnh đó, hàm TRIM chỉ “phát huy sức mạnh” với dữ liệu kiểu text (chuỗi ký tự).
Cách thực hiện:
- Tạo “căn cứ địa”: Mở file Excel chứa dữ liệu cần “xử lý” > Tạo một cột mới bên cạnh cột chứa khoảng trắng.Mở file Excel có chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng > Tạo 1 cột phụ
- “Triệu hồi” hàm TRIM: Tại ô đầu tiên của cột mới tạo, nhập công thức
=TRIM(ô cần xóa khoảng trắng)> NhấnEnter.
Nhập hàm =Trim(ô cần xóa khoảng trắng) > Nhấn Enter - Nhân bản “công thức thần thánh”: Di chuyển chuột đến góc dưới bên phải ô chứa công thức, khi xuất hiện dấu cộng màu đen, nhấn giữ chuột và kéo xuống hết toàn bộ dữ liệu cần xóa khoảng trắng.
Nhấn giữ ô vuông nhỏ góc phải của ô được chọn - “Copy – Paste” kết quả: Sao chép toàn bộ dữ liệu ở cột mới, sau đó chọn ô đầu tiên của cột chứa dữ liệu gốc > Nhấn chuột phải > Chọn
Paste Special> ChọnValues>OK.
Chọn mục Value ở phần Paste Options
2. Find & Replace: “Cặp bài trùng” đơn giản, dễ dùng
Ưu điểm: Không cần nhớ hàm, thao tác đơn giản, dễ thực hiện, xử lý dữ liệu nhanh chóng.
Nhược điểm: “Cặp đôi hoàn hảo” này chỉ có thể loại bỏ khoảng trắng dư thừa giữa các từ, không thể “xóa sổ” khoảng trắng ở đầu dòng.
Cách thực hiện:
- Mở hộp thoại Find & Replace: Mở file Excel chứa dữ liệu cần “xử lý” > Nhấn tổ hợp phím
Ctrl + H.
Mở file Excel có chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H - Thay thế khoảng trắng bằng “không khí”: Trong ô
Find what, nhập 2 lần dấu khoảng trắng (nhấn phím cách 2 lần) > Trong ôReplace with, không nhập gì cả > NhấnReplace All.
Ở phần Replace with để trống > Nhấn Replace All - Hoàn thành “nhiệm vụ”: Một hộp thoại thông báo hiện lên cho biết đã thay thế thành công > Nhấn
OKđể “tống khứ” khoảng trắng giữa các từ.
Nhấn OK để loại bỏ khoảng trắng giữa các từ
3. “Tuyệt chiêu” loại bỏ khoảng trắng giữa các con số
Ưu điểm: Không cần “nhọc công” nhớ hàm, dễ thực hiện, nhanh chóng.
Nhược điểm: Tương tự như cách 2, phương pháp này chỉ áp dụng được với khoảng trắng giữa các con số, không thể loại bỏ khoảng trắng ở đầu dòng.
Cách thực hiện:
Thao tác thực hiện tương tự như cách 2, tuy nhiên trong ô Find what, bạn chỉ cần nhập 1 lần dấu khoảng trắng.
4. Công thức SUBTITUTE: Giải pháp “cứu cánh” cho mọi loại khoảng trắng
Ưu điểm: “Siêu năng lực” loại bỏ tất cả khoảng trắng, “không chừa một ai”.
Nhược điểm: Cú pháp hàm hơi phức tạp, nếu dữ liệu quá nhiều, việc xử lý có thể mất nhiều thời gian hơn so với các phương pháp khác.
Cú pháp:
=SUBTITUTE(text; old_text; new_text; [instance_num])Trong đó:
text: Ô dữ liệu bạn muốn “xóa sổ” khoảng trắng.old_text: Ký tự cũ trong ô dữ liệu cần được thay thế (ở đây là khoảng trắng).new_text: Dữ liệu mới sẽ thay thế cho dữ liệu cũ (ở đây là không có gì, tức là để trống).[instance_num]: Số lần xuất hiện củaold_textmà bạn muốn thay bằngnew_text(nếu muốn thay thế tất cả, bạn có thể bỏ qua tham số này).
Cách thực hiện:
- Tạo cột phụ: Tương tự như cách 1, bạn cần tạo một cột mới bên cạnh cột chứa dữ liệu cần xử lý.
Mở file Excel có chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng - “Triệu hồi” công thức SUBTITUTE: Tại ô đầu tiên của cột mới tạo, nhập công thức
=SUBSTITUTE(ô cần xóa;" ";"")> NhấnEnter.Mở file Excel có chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng > Tạo 1 cột phụ - Sao chép công thức: Thực hiện tương tự như bước 3 ở cách 1.
- “Copy – Paste” kết quả: Thực hiện tương tự như bước 4 ở cách 1.
Kết luận
Trên đây là 4 cách xóa khoảng trắng trong Excel tự động, đơn giản và hiệu quả cho mọi phiên bản. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những kiến thức bổ ích để “dọn dẹp” file Excel của mình trở nên gọn gàng và chuyên nghiệp hơn.
Bạn đã thử áp dụng những cách trên và thành công “đánh bay” khoảng trắng “cứng đầu” chưa? Hãy chia sẻ trải nghiệm của bạn với Tin Game 365 ở phần bình luận bên dưới nhé!
